Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đúng quy định

Trong quy trình nhập hàng hóa có những quy trình mà bạn chưa chắc đã hiểu rõ như quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển và quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container. Bài viết này đầy đủ chi tiết sẽ giúp những bạn mới vô nghề hiểu được một quy trình cụ thể và làm đúng theo quy định.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển 11 bước

1. Đặt lịch tàu

Đầu tiên trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển là đặt lịch tàu. Có một lưu ý là trước khi đặt lịch bạn phải tiến hàng ký hợp đồng ngoại thương trước. Thông thường bạn nên đặt chỗ trước một tuần để tranh tình trạng các hãng tàu hết chỗ, đặc biệt là những mùa cao điểm trong năm.

Khi đặt lịch tàu bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin cho dịch vụ vận chuyển FWD ở Việt Nam. Tiếp theo họ sẽ liên hệ với đối tác của bạn và phối hợp đóng hàng theo kế hoạch như đã được ký kết.

2. Kiểm tra và xác nhận đặt lịch tàu

Sau khi đặt lịch tàu thì bạn cần kiểm tra và xác nhận lại thông tin đặt tàu. Bận cần kiểm tra những thông tin về:

• Kích cỡ và loại container: cần xác nhận là container lạnh hay khô, loại thường hay loại cao.
• Bạn cần kiểm tra kỹ toàn bộ các thông tin đặt lịch tàu: Nếu có sai sót, bạn hãy yêu cầu bên cấp dịch vụ đặt tàu chỉnh sửa. Đặt biệt lưu ý đến địa điểm cảng đi và cảng đến.
• Độ thông gió, nhiệt độ: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng theo yêu cầu chưa. Đối với các mặt hàng đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.

3. Theo dõi tiến trình và cập nhập thông tin từ nhà xuất khẩu.

Những thông tin bạn cần phải được cập nhật:

• Nếu là hàng đông lạnh, phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
• Ảnh chụp container rỗng: nhằm đảm bảo rằng không xảy ra vấn đề hư hại gì. Vì trong trường hợp xảy ra hư hại container sẽ do bạn chi trả cho hãng tàu.

4. Kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng

Bạn cần xác nhận những chứng từ cần thiết của lô hàng mình muốn nhập. Sau đó bạn cần yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị đầy đủ các chứng từ đó.

Điều này cực kỳ quan trọng nên bạn phải kiểm tra thật kỹ các thông tin trên chứng từ. Nếu có bất kỳ một lỗi nhỏ nào, lô hàng của bạn sẽ gặp răc rỗi lớn từ phía hải quan, cơ quan nhà nước.

5. Nhận được thông báo hàng đến

Theo quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển bạn sẽ nhận được thông báo trước ít nhất 1 ngày khi hàng hóa chuẩn bị đến. Thông báo hàng đến là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu hoăc đại lý giao nhận.

Tiếp theo bạn hãy tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:

• Bill gốc.
• Giấy giới thiệu.
• Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu).

6. Đăng ký đầy đủ các chứng nhận liên quan

Phục thuộc vào mã HS code, từng loại hàng mà bạn phải đăng ký những thủ tục cần thiết để được cấp các chứng nhận có liên quan. Lô hàng của bạn sẽ không được thông quan và gặp nhiều rắc rối nếu như bạn không đăng ký các chứng nhận bắt buộc của lô hàng.

7.Khai báo hải quan hàng nhập

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ theo quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển:

• Vận đơn.
• Hóa đơn thương mại.
• Giấy phép nhập khẩu.
• Phiếu đóng gói.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O.
• Hợp đồng.

8. Mở và thông quan tờ khai

Trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển thì bước tiếp theo là làm thủ tục hải quan tại cảng:

• Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: cũng giống như tờ khai luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.

9. Thanh lý tờ khai

Công việc tiếp theo bạn cần làm là tiến hàng in mã vạch. Bạn sẽ nộp mã vạch và tờ khai đã thông quan cho hải quan tối thiểu là 2 bộ. Mã vạch sẽ được đóng dấu của hải quan và trả lại cho doạnh nghiệp 1 bộ, bộ còn lai bộ hải quan sẽ lưu giữ.

10. Vận chuyển hàng hóa về kho

Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, bạn đến phòng thương vụ của cảng và nhớ phải mang theo D/O để đóng phí. Sau đó, đưa cho tài xế đầy đủ chứng từ như: phiếu D/O, EIR. Giúp tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chở hàng về kho.

11. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Những hồ sơ, chứng từ bạn cần lưu giữ:

• Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật.
• Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
• Sổ sách, chứng từ kế toán.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa.

Trên đây là toàn bộ 11 bước trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển. Hiểu rõ những vấn đề này thì bạn đã sẵn sàng giao nhận hoàng hóa nhập khẩu bằng đường biển rồi đó.